5 правил этикета в гибридной команде

Во многих ИТ-компаниях сотрудники могут работать из офиса и из дома. Часто бывает, что участники проекта живут в разных городах и встречаются только онлайн. В таких гибридных командах есть свои особенности. Нельзя просто дойти до коллеги и обсудить вопрос за кружкой кофе.

Если вы общаетесь в основном в мессенджерах и по почте, настроить комфортную работу помогают простые правила «цифрового этикета», которые основаны на заботе о собеседнике. Разберем, в каких ситуациях они полезны и что будет, если их игнорировать.

Важное предупреждение: эти рекомендации работают для большинства людей, но есть исключения. Может быть, вы все не против в перерывах от задач посмеяться над мемом и обсудить новости в командном чате. Или вы работаете вместе 10 лет и понимаете друг друга с полуслова. Не обязательно следовать всем советам и менять установленный порядок, если он всех устраивает. Главное правило – обсуждать внутри команды, как удобно именно вам с коллегами.

1. Структурируйте письма в электронной почте

Иногда коллеги очень спешат донести информацию и присылают письмо со сплошным текстом, где изложен весь поток идей и задач. Вишенка на торте, если такое письмо называется одним словом «ASAP!» или «Срочно».

Почему это плохо. Неструктурированное письмо не поможет исполнителю быстрее разобраться в задаче. Когда рабочий день в разгаре и приходит оповещение из почты, мы оцениваем по теме, насколько сложный и срочный вопрос. Если с первого взгляда не получается понять, чего от нас ждут, вероятнее, мы отложим письмо и вернемся к нему в конце рабочего дня.

Что делать, чтобы помочь получателю быстро разобраться:

• Чётко формулируйте тему письма. Хорошая тема показывает коллегам, что от них ожидается и в какие сроки. Например: «Прислать отчёт по проекту «Ромашка» за сентябрь до 10 октября».
• Систематизируйте письмо. Проверьте, что в каждом абзаце раскрыта одна мысль. Если у вас несколько вопросов к получателю, обозначьте их цифрами, так будет удобнее отвечать.
• Сократите письмо. Если получился длинный текст, посмотрите, нельзя ли его сократить без потери смысла. Если понимаете, что задача требует сложного объяснения, предложите собеседнику созвониться, чтобы ускорить процесс.

Это базовые действия. Если вы часто общаетесь с коллегами в почте, возможно, вам будет интересны и другие рекомендации, как написать письмо, чтобы его прочитали и поняли.

2. В чате ведите переписку только по заявленной теме

Если вы завели команде чат в мессенджере, это хорошее пространство для совместной работы. Удобно обсуждать задачи, можно постоянно быть на связи и быстро решать вопросы, ставить реакции, присылать скриншоты, презентации и ссылки на документы.

Почему это плохо. Если мы параллельно ведём несколько проектов, легко запутаться. Даже если мы разберёмся в моменте, то вряд ли через месяц сможем быстро поднять историю и вспомнить, почему приняли такое решение и кто его согласовал. А если в деловую переписку добавляются мемы и смешные видео с котятами, мы отвлекаемся и теряем концентрацию, потом тратим время, чтобы настроиться на задачу.

Что делать, чтобы упростить коммуникацию в мессенджере:

• Создайте чаты по направлениям или проектам. Резюмируйте обсуждение и дополнительно фиксируйте принятые решения в почте. Когда проект закончится, не меняйте тему и не продолжайте общение в чате. Лучше создайте новый, это упростит навигацию.
• Для оперативных вопросов создайте чат команды. Там вы сможете быстро обсудить текущие задачи, которые касаются всех. Используйте тегирование, если обращаетесь только к части команды. Если вопрос касается одного коллеги и всем не обязательно о нём знать, пишите в личные сообщения.
• Если команде не хватает неформального общения, создайте чат, где можно делиться мемами, скидывать ссылки на смешные видео или обсуждать сериалы и погоду. Это поможет поддерживать позитивный настрой и укрепит социальные связи.

Если хотите глубже погрузиться в создание коммуникационной среды, почитайте статью: «Как настроить коммуникации в команде для комфортной работы».

3. Установите рабочие часы для команды и оповестите о них коллег

Если вы работаете из дома, границы рабочего дня размываются. Сложно понять, когда пора встать из-за ноутбука и переключиться на отдых. Бывает так, что коллеги ставят командные встречи в ваше свободное время. Это может всех устраивать, когда вы запускаете новый проект и вас очень вдохновляет задача.

Почему это плохо. Если работать сверхурочно каждый день, мы не сможем восстанавливаться. Без полноценного отдыха не получится сосредоточиться на задачах в рабочее время, вероятно, станет больше ошибок. А еще будет сложно планировать рутину и домашние дела и они могут потребовать срочного вмешательства в самый неподходящий момент. Сложно тушить пожары на работе, если дома прорвало трубу.

Что делать:

• Выберите время, когда вся команда на связи. Если вы находитесь в разных часовых поясах, то начинать рабочий день в одно время может быть неудобно. Но можно установить общие часы, когда все доступны.
• Оповестите всех. Зафиксируйте договоренность в почте и оповестите смежные отделы или команды, с которыми вы работаете.
• Придерживайтесь расписания. Договориться и наметить план – это только первый шаг. Важно методично каждый день его придерживаться. Ставьте командные встречи и пишите в чаты только в обговорённое время.
• Установите «тихий режим». Если есть возможность, настройте уведомления так, чтобы они приходили только в рабочее время.
• Придерживайтесь расписания даже во время внезапного вдохновения. Если ночью у вас появится решение задачи, поставьте отложенное сообщение, чтобы оно пришло команде утром.

Это сложный путь, но в перспективе он принесёт свои плоды: поможет сохранить работоспособность и избежать выгорания. Если вы хотите выстроить процессы в гибридной команде более эффективно, попробуйте асинхронную работу.

4. Проводите видеозвонки, если нельзя обойтись письмом

С переходом на гибридный формат работы сложнее «поймать» коллегу в офисе, чтобы быстро обсудить вопрос. Но по старой привычке кажется, что проще «решить голосом» и мы отправляем приглашение на онлайн-звонок. В какой-то момент в календаре становится столько встреч, что на основную работу просто не остаётся времени.

Почему это плохо: Если в рабочее время мы не успеваем заниматься задачами или пытаемся между встречами урывками подойти к масштабному проекту, будет страдать качество. Или мы можем попробовать задерживаться после работы, но тогда будем больше уставать и снова будет страдать качество.

Что делать:

• До встречи: оцените, нельзя ли обсудить вопрос в электронной почте. Если встреча точно нужна, проверьте список участников, в приглашении укажите обязательных и опциональных участников, прикрепите план вопросов, которые хотите решить. Так коллеги смогут подготовиться заранее и время пройдет эффективно.
• На встрече: следите за соблюдением повестки и не отклоняйтесь от заявленной темы, выключайте звук, когда не говорите, поднимайте руку, если хотите включиться в обсуждение.
• После встречи: отправьте участником краткое резюме принятых решений и задач со сроками и ответственными.

Если вы часто отправляете приглашения, прочитайте, как сделать встречи полезными для всех участников. Если вы сами редко инициируете встречи, но ваше расписание заполнено митингами, попробуйте бронировать в календаре время для крупных задач и прочитайте, как планировать время, чтобы успевать больше.

5. Задавайте уточняющие вопросы

Если все коллеги в офисе, то можно дойти до кабинета и обсудить вопрос лично. В разговоре кроме слов участвуют невербальные сигналы: вы можете ориентироваться на тембр голоса, взгляд, интонацию, позицию в пространстве. Без этих сигналов на онлайн встрече понять собеседника сложнее.

Почему это плохо: В гибридной команде больше шансов недопонимания. Нам может казаться, что мы достигли соглашения с коллегой, но на самом деле у каждого останется своё видение результата. Мы пойдём выполнять задачу, принесём итоги и потом выясним, что это не то, что было нужно. Потребуется время на доработку и не факт, что мы успеем в срок.

Что делать:

• Исполнителю – задать дополнительные вопросы. Если вам принесли задачу и у вас есть представление, как её выполнять, поделитесь с инициатором. Опишите в нескольких предложениях результат и убедитесь, что вы правильно все поняли.
• Инициатору – уточнить, всё ли понятно, и попросить задать вопросы. Даже если мы подробно расписали задачу по SMART, есть шанс, что опыт исполнителя отличается от нашего и он по-другому интерпретирует слова. Возможно, он не понял какой-то термин и стесняется спросить, чтобы не почувствовать себя глупо. Поскольку мы заинтересованы в результате задачи, в нашей ответственности убедиться, что всё понятно.

Если вы хотите научиться лучше понимать собеседника, попробуйте тренировать активное слушание. Эта техника помогает собирать больше информации во время разговора, чтобы быстрее разобраться в задаче или прийти к решению проблемы.

Эти простые правила этикета выглядят трудозатратными. Иногда хочется не структурировать данные, не разделять информационные потоки, не разбираться в тонкостях, а просто передать просьбу исполнителю и возложить на него ответственность за понимание задачи.  Но практика показывает, что если мы на старте уделим внимание формулировкам и позаботимся о собеседнике, мы с большей вероятностью получим результат, на который рассчитываем.

В этой статье мы посмотрели, как улучшить онлайн-общение с гибридной командой, а если вы ходите в офис, прочитайте, как наладить контакт с коллегами в опенспейсе.