Какие коммуникации помогут команде справиться с переменами

Все компании и команды сталкиваются с изменениями. Это могут быть глобальные внешние перемены и перестройка процессов внутри. Любые перемены вызывают стресс, который снижает работоспособность и часто мешает принять быстрые и адекватные меры.
Как сотрудники переживают изменения и какие инструменты коммуникаций помогут поддержать команду, обсудили с руководителем команды коммуникаций RNT Group Екатериной Погореловой.

Екатерина Погорелова

divider

Руководитель команды коммуникаций RNT Group

В коммуникациях во время перемен нет готовых решений, правильный ответ – этот тот, который сработал. Поэтому нельзя выделить общий алгоритм, который точно поможет во всех командах, но есть набор инструментов, которые можно заранее изучить и использовать в сложных ситуациях.

Какие бывают перемены

Сегодня мы живем в мире, когда постоянно происходит переход из одного состояние в другое. Разделим изменения по отношению к компании на два вида:

• внешние – могут происходить под влиянием разных факторов: геополитических, природных, технологических. Например, на рынке появляются новые технологии или более эффективные способы производства, закрывается крупный конкурент или вносятся поправки в законодательство;
• внутренние – происходят в контуре компании. Например, слияние или закрытие части компании, выход на новый рынок или открытие нового направления в бизнесе, значительный рост компании.

Внутренние изменения лучше прогнозируются. Если они находятся в зоне нашего влияния, то можно отсрочить их и лучше к ним подготовиться. Но внутренние перемены тоже могут случиться внезапно и придется действовать оперативно. Например, если из компании уйдет ТОП-менеджер или ключевой сотрудник.

На коммуникации в команде влияют оба вида. Часто внешние перемены ведут к перестройке внутренних процессов. Яркий пример последнего времени, когда в COVID-пандемию пришлось срочно переводить всех сотрудников на удаленку. Появление новых платформ или систем позволяет проводить цифровую трансформацию бизнеса. Еще один пример, когда изменения в законодательстве ведут к изменениям в порядке выплаты заработной платы и компенсаций сотрудникам.

Как люди реагируют на изменения

Есть мнение, что перемены касаются не всех, а только особенно чутких людей. Поэтому не нужно отдельно продумывать план донесения информации до сотрудников, достаточно отладить технические процессы и все само заработает по-новому.
На самом деле, влияние изменений нельзя недооценивать. Они воздействуют на моральное состояние людей, могут снизить производительность или вообще привести к увольнению.

Давайте посмотрим, что происходит с человеком во время изменений. Есть модель принятия изменений Кюблер-Росс, которая выделяет несколько стадий.

На стадии завязки первая реакция – шок и отрицание. Когда мы слышим новость о грядущих изменениях, мы испытываем шок. Дальше наступает этап отрицания: мозг включает защитный механизм и мы ищем доводы, которые помогут убедиться в том, что новость – это не правда. В этом периоде человек не способен действовать или слышать, поэтому важно:

• предоставить полную и объективную информацию;
• дать время для осмысления событий;
• предоставить площадку, где можно безопасно поделиться обратной связью.

В процессе развития событий наступает этап разочарования. Когда человек убеждается в реальности ситуации, приходит осознание, что в мире случаются различные моменты, которые могут казаться нам несправедливыми или жестокими. После этого человек переходит на этап депрессии, у него снижается настроение, происходит упадок сил. В этот момент важно:

• поддержать человека или использовать методы самопомощи;
• задать вопросы: «А что ты можешь делать в данной ситуации?» «Как по-другому ты можешь работать, жить, радоваться?».

Со временем происходит взаимодействие с текущей новой реальностью. Мы пробуем, экспериментируем, находим варианты.

Постепенно мы переходим к развязке событий. Когда мы находим решения, которые работают в новых условиях, у нас начинает появляться позитивный настрой. Мы понимаем определённые паттерны, которые сейчас допустимы. Происходит переход на стадию принятия и новые условия становятся привычными. Здесь хорошей практикой будет:

• закрепить позитивный настрой;
• поделиться положительными результатами изменений.

Научиться быстрее проходить стадии принятия может любой человек. Умение адаптироваться к любым ситуациям – это один из востребованных гибких навыков, которые работодатели ожидают от сотрудников.

Если вы знаете этапы принятия изменений, то вам будет легче осознать свое состояние, понять, что происходит с командой и предложить подходящее решение.

Какие коммуникации помогут поддержать команду

Сейчас мы работаем в условиях так называемого мира SHIVA. Эту концепцию предложил Марк Розин психолог и управляющий партнер «ЭКОПСИ Консалтинг». Аббревиатура собрана из ключевых характеристик новой стремительной реальности. Разберем конкретные инструменты и аспекты коммуникаций, которые можно использовать, чтобы помочь команде пройти изменения и сгладить влияние меняющегося мира.

Сейчас прежние методы и схемы работы не просто устарели, их использовать уже бесполезно.
Что работает хорошо:

• горизонтальные коммуникации – развитие коммуникаций на уровне отделов, команд, практик;
• ручное управление – оперативное планирование с небольшим горизонтом, в первое время это может быть неделя, со временем горизонт может расшириться до месяца.

Новости могут вызывать ужас, который сковывает, люди не могут сделать ни шага, это состояние мешает принимать оперативные решения.
Что можно делать с точки зрения коммуникации:

• ритм и системность – создать порядок и следовать ему, например, по вторникам выпускать дайджест с ключевыми новостями за неделю, в каждый третий четверг месяца проводить встречу команды;
• открытость и доверие – делиться полной информацией и честно говорить об изменениях. Например, если мы обещали рассказать новость, но понимаем, что сейчас у нас нет ответа по этому вопросу, лучше не замалчивать. Нормально сообщить о том, что мы пока не можем ответить;
• чёткие и максимально короткие коммуникации – сейчас в мире информационный хаос, поэтому важно транслировать команде понятные и структурированные сообщения: что произошло, как это повлияет на работу, что с этим делать;
• обращение к персональным ценностям – когда мы работаем в сложных неопределенных условиях, на первый план выходят только самые ценные вещи, например уважение, взаимопомощь, забота, честность, развитие;
• работа с эмоциональным интеллектом и эмоциональным настроем – важно учитывать эмоции. Это персональная зона ответственности и каждый член команды отвечает за то, в каком состоянии он сейчас пребывает. Если нам не очень хорошо, нужно о себе позаботиться, если мы не знаем, как это сделать самим, то стоит обратиться за квалифицированной помощью.

Сейчас нет уверенности, что любое принятое решение может к чему-то привести.
Что можно делать с точки зрения коммуникации:

• применять принцип стартапа – мы пробуем и оцениваем, если решение работает, то оставляем его, если не работает – ищем другие возможности;
• проводить пилоты и короткие эксперименты – не нужно сразу пытаться применить изменения в масштабах всей компании. Раньше крупные проекты тоже было очень сложно сделать одномоментно, поэтому их дробили на определённые этапы. А сейчас это практически невозможно. Нужно делать короткие пилоты;
• развитие адаптивности – работать над способностью быстро приспосабливаться к изменениям самостоятельно и развивать этот навык в команде;
• риск-менеджмент – оценивать решения с точки зрения потенциальных негативных последствий, применять специфические методы управления рисками, например SWOT-анализ.

В мире SHIVA нет шансов постигнуть происходящее.
Что можно делать с точки зрения коммуникации:

• регулярный обмен информацией – поддерживать информационное поле, проводить постоянные встречи команды, таунхолы, создать инфоканалы, дайджест регулярный;
• небольшие паузы между общением – важно соблюдать ритмичность и не допускать длинных пауз в общении. «Отсутствие новости – тоже новость», регулярное наполнение информационного поля создает ощущение стабильности.

Сейчас есть надежда, что когда мир достигнет финальной стадии падения, то на месте разрушения будет зарождаться новая реальность.
Что можно делать с точки зрения коммуникации:

• ярмарки идей – создайте место, где члены команды смогут поделиться своими идеями и свежими мыслями;
• объединённые рабочие группы, стратегические сессии и воркшопы – используйте форматы взаимодействия, поддерживающие обмен информацией, чтобы команда могла вместе разрабатывать решения.

Какой эффект дают своевременные коммуникации во время перемен

Резюмируем, какой эффект может создать коммуникационная поддержка изменений:

• подготовить сотрудников к важным изменениям и помочь комфортно пройти изменения;
• минимизировать риски и конфликты, которые могут возникать из-за недопонимания;
• лучше контролировать процесс и работать с непрерывными улучшением.

Со временем у команды вырабатывается адаптивность и следующие перемены будут приниматься проще, это позволит снизить количество неудачных изменений в компании.