Время чтения:
8 минут
В повседневной жизни мы сталкиваемся с огромным количеством задач, требующих нашего внимания и времени. Дела могут касаться быта, работы, личного развития или здоровья. Какие-то из них мы формулируем сами, а часть приходит к нам от других людей: руководителя, заказчика, коллег, родных и близких.
Когда задач становится много, они могут быть разбросаны по разным источникам: что-то мы записываем в телефоне, блокноте или на стикерах, что-то остается на рабочей почте, а какую-то часть держим в голове.
Человеку сложно удержать всё это в памяти, в итоге он теряется в списках разноплановых задач, забывает о важных нюансах и срывает сроки выполнения. Вместе с HRBP Рексофт Оксаной Григорьевой разберемся, как всё успевать, взять ситуацию под контроль, эффективно планировать время и распределять задачи, используя технику GTD (Getting Things Done, с англ. — «доведение дел до завершения»).
Магистр психологии, ведущий тренинговых групп
Более 15 лет опыта в сфере управления персоналом в международных компаниях.
Что такое GTD
GTD — это система планирования, помогающая вести дела и управлять задачами. Главный принцип метода — разгрузить голову от больших объемов информации и собирать все задачи в одном определенном месте, которое автор методики Дэвид Аллен называет инбоксом (Inbox).
Дэвид Аллен убежден, что наш мозг предназначен для генерации идей, а не их хранения. Пытаясь запомнить огромное количество задач, мы перегружаем свою «оперативную память». Тут можно привести хороший пример: если открыть в браузере сразу 40-60 вкладок, компьютер начинает «подвисать». То же самое происходит и с человеком: пытаясь запомнить очень многое, мы быстро устаем, теряем концентрацию, испытываем напряжение и стресс.
Техника GTD предлагает управлять задачами, используя пять шагов.
1. Сбор информации
Чтобы освободить голову, нужно выгрузить список задач в инбокс. Это может быть блокнот, заметки в телефоне или специальное приложение для планирования дел. Вносите в этот список абсолютно все поступающие к вам задачи — даже те, которые кажутся легкими и простыми. Сюда же заносите ваши идеи, планы, проекты. Например, вас попросили позвонить клиенту, но вы не можете сделать этого прямо сейчас. Не храните эту задачу в голове, просто запишите в инбоксе и на время забудьте о ней.
В инбокс стоит заносить не только рабочие вопросы, но и задачи из других сфер жизни. Это поможет выстроить полноценную систему управления вашими делами с учетом имеющихся ресурсов и возможностей.
2. Обработка
Вы внесли в инбокс 30-50 задач, мыслей и идей. Что дальше? Внимательно посмотрите на каждый пункт и последовательно отвечайте на вопросы по алгоритму.
Первый вопрос, который нужно себе задать — «Требует ли эта задача какого-либо действия?»
Если действие не требуется
Если сейчас ничего делать не нужно, посмотрите, что это за информация:
Если требуется действие
Определите, какое именно действие требуется? Одно действие или несколько?
Когда реализация задачи подразумевает несколько шагов или подзадач, то переносим её в «Список проектов». В системе GTD проектом называется всё, что подразумевает более одного действия.
Если требуется одно конкретное действие и его выполнение займёт не более двух минут, то просто выполните эту задачу и больше о ней не думайте.
Когда на выполнение задачи нужно более двух минут, задайте вопрос: «Это могу сделать только я?»
Если задачу можно передать другому человеку или доверить ее выполнение какой-либо системе – делегируйте. Не можете прямо сейчас выполнить или делегировать задачу – отложите ее и перенесите в конкретный список:
- Если действие привязано к конкретному времени, переносите задачу в «Календарь» и установите для нее напоминание.
- Если действие не привязано к конкретному времени, переносите в «Список дел» (to-do лист). Списков дел может быть несколько.
3. Организация
Как только вы разберетесь со всеми пунктами в инбоксе, отсортируйте задачи и распределите их по соответствующим спискам. Для управления информацией можно использовать специальные приложения для планирования дел, организовать систему документов, папок, записей, использовать блокнот или даже электронную почту. Главное, чтобы ваш инбокс всегда находился под рукой и вам было удобно с ним работать. Далее распределите задачи по спискам:
- Требуют действий. Тут можно собрать все задачи, которые требуют от вас какого-либо действия. Это должна быть самая активно просматриваемая папка. Удобно, если такие задачи будут сгруппированы отдельными списками, например, по контексту, в котором они могут быть выполнены: «В офисе», «По телефону», «В магазине», «У компьютера», «Покупки». Это позволит вам гораздо быстрее и проще выполнить задачи из одной сферы без переключения на другие дела.
- Проекты. Например, вы внесли в инбокс пункт «Сделать ремонт». Это обширная задача, которая требует сразу нескольких действий: составить план, нанять мастеров, найти дизайнера, купить материалы и т.п. Такие крупные задачи, состоящие из нескольких последовательных подзадач, переносите в Проекты.
- Необходимо отслеживание. В этой папке можно собрать дела, которые вы делегировали другим и которые важно держать на контроле.
- Полезная информация. В этой папке храните всё, что может пригодиться вам через какое-то время (книги, полезные статьи и т.п.).
- Типовые задачи. Вам не придется тратить лишнее время и загружать голову каждый раз при выполнении повторяющихся задач – просто делайте всё по списку и сверяйте свои действия по пунктам (чек-листы к командировкам, еженедельные покупки, подготовка к отпуску и т.п.).
4. Обзор
Очень важно регулярно просматривать списки задач. Возьмите за привычку каждое утро или в конце рабочего дня обрабатывать ваш инбокс (очищать, дополнять, переносить задачи в другие списки).
5. Действия
После сбора, обработки и организации всех текущих и запланированных на будущее задач можно приступать к их выполнению. У вас уже есть готовый план действий, как всё успевать, поэтому просто выполняйте задачу за задачей!
Ключевые правила GTD, которые помогут всё успевать
1. Пустой инбокс. Постоянно пополняется и регулярно очищается (задачи переносятся по спискам и выполняются).
2. Правило двух минут. Если действие занимает меньше 2-х минут, выполняйте его сразу.
Комментарии