Время чтения:
4 минуты
Правила деловой переписки на русском и английском во многом похожи. Чем наши письма логичнее и уважительнее, тем выше вероятность, что общение с коллегами сложится. При этом у международной бизнес-переписки есть свои нюансы – в них нам помогла разобраться преподаватель бизнес-английского Елена Рабинович. Она рассказала, как выбрать стиль и тон переписки, как грамотно структурировать письмо, каких ошибок лучше не допускать, а ещё поделилась списком полезных фраз и материалов по теме.
Стили делового письма
Существует несколько стилей письма – неформальный, нейтральный и формальный. Первый мы используем в личной переписке, два остальных характерны для делового общения. При этом сейчас в международной бизнес-переписке есть тенденция уходить от суперофициального тона и использовать нейтральный или полуформальный стиль.
Обычно тон переписки задает заказчик или старший коллега. Если в их письмах низкий градус формальности, от вас тоже не ждут витиеватых конструкций и излишнего официоза, и наоборот.
Структура письма
Любое деловое письмо состоит из нескольких обязательных блоков: приветствие, основная часть и заключение.
Приветствие
Вот такими фразами можно начать письмо:
Если вы пишете письмо коллеге, с которым хорошо общаетесь, в блок приветствия можно добавить pleasantries – это что-то типа small talk или обмена любезностями на русском. Допустим, можно спросить, как дела (How are you doing?) или как прошли выходные (How was your weekend?). При этом я рекомендую избегать чрезмерных любезностей в более формальной переписке, например, когда вы общаетесь с заказчиком.
Основная часть
Это самая объемная часть письма, которая может состоять из нескольких параграфов. В первом мы обязательно указываем, с какой целью пишем письмо.
В следующих параграфах мы можем запрашивать или сообщать детали, приводить примеры, обосновывать свою точку зрения, обозначать проблемы, задавать вопросы.
Заключение
Эта часть письма обычно включает вежливую фразу (например, о том, что вы ждете ответного письма, готовы ответить на вопросы собеседника или заранее благодарите его за помощь), прощание и подпись.
Вот примеры хорошо структурированных деловых писем.
Чек-лист для проверки письма
В идеале ваше письмо должно соответствовать этим критериям:
Грамотное оформление
Проверьте, чтобы тема вашего письма соответствовала содержанию, в списке адресатов стояли именно те люди, которым вы хотите отправить письмо, а все имена были написаны верно. Если вы прикрепляете документы во вложение, убедитесь, что не забыли этого сделать.
Четкая структура
Выражайте свои мысли последовательно и выделяйте абзацами смысловые блоки. В идеале параграфы не должны быть слишком большими – от двух до пяти предложений. И сами предложения лучше не делать слишком длинными, иначе адресату будет тяжело их читать, а вы можете допустить в них много ошибок.
Единый стиль и тон
Если вы выбрали для письма нейтральный стиль, старайтесь не использовать слова или фразы, которые характерны для формального стиля, и наоборот. Допустим, вы пишите коллеге: «Your assistance was invaluable. Thank you so much for helping out». Такие слова, как assistance и invaluable – признаки формального стиля, а фразовый глагол helping out обычно используют в менее официальных и, скорее, личных письмах.
В бизнес-переписке с фразовыми глаголами вообще нужны быть аккуратными. У них почти всегда есть простые глаголы-синонимы, которые безопаснее использовать, если не знаете точного значения. То же самое можно сказать о сленге.
Если говорить про тон письма, старайтесь избегать излишней эмоциональности и слов с яркой эмоциональной окраской, например, awesome, terrible или handsome. Их лучше заменять более нейтральными словами и выражениями, которые больше характерны для деловой переписки.
Вежливость
Стандарты вежливости в русском и английском языках немного отличаются. Прямота, с которой русскоязычные люди пишут письма, может показаться грубостью для иностранных коллег. Самый простой способ повысить градус вежливости – использовать непрямые конструкции I would или Could you.
Кроме того, вежливым считается использовать гендерно-нейтральный язык, который появился в результате борьбы за равные права мужчин и женщин. Переводя разговор на IT-рельсы, русскоязычные инженеры, упоминая компанию-заказчика в письмах, часто используют местоимение he, так как слово «заказчик» мужского рода. Если не хотите никого обидеть, употребляйте в своих письмах местоимение they: «We asked the customer what they would like to do».
Отсутствие ошибок и опечаток
Прежде чем отправлять письмо, стоит убедиться, что в нем нет проблем с орфографией и пунктуацией. Проверить себя можно на портале Grammarly.
Ошибки в письмах на английском
Одна из самых частых ошибок связана со знаками препинания в приветствии. В письмах на русском мы ставим запятую между приветствием и именем человека и восклицательный знак в конце строки. В английском мы не ставим запятую перед именем адресата, зато переносим её в конец строки.
Ещё одна ошибка – путаница с заглавными и строчными буквами. Русскоязычные люди нередко пишут местоимение you с большой буквы, считая, что так проявляют больше вежливости к адресату. Однако в английском языке это считается ошибкой, да и в русском языке форма написания «вы» с большой буквы уже устарела. Зато местоимение I (в значении «я») часто пишут с маленькой буквы по аналогии с правилами родного языка. Эта же ошибка часто встречается в написании названий дней недели и месяцев – их по правилам английской грамматики нужно писать с большой буквы.
И ещё довольно часто русскоязычные люди допускают ошибки в Indirect Questions – встроенных вопросах. Мы уже говорили о том, как важно соблюдать вежливый тон в деловых письмах, поэтому без этих вопросов никак не обойтись. Обязательно почитайте, как их правильно составлять. Если коротко: первая часть строится как вопрос, а вторая – как утверждение; если предложение начинается с вопросительной фразы, в конце ставится знак вопроса, если с утвердительной – точка.
Перечень ошибок можно перечислять до бесконечности, но начните замечать хотя бы эти три. Учитесь на своих ошибках, как можно чаще практикуйтесь, проходите курсы по деловой переписке, читайте полезные материалы по теме – всё это поможет набить руку и развить навык делового письменного общения.
Комментарии