Чек-лист для тех, кто уходит в отпуск

Перед отпуском важно не только продумать формат отдыха и успеть доделать задачи. Чтобы во время отсутствия получилось переключиться и не волноваться о рабочих процессах, необходимо передать дела и оповестить коллег.

Мы уже рассказывали подробно, как подготовиться к отпуску и вернуться в рабочий режим. В этой статье собрали краткий чек-лист из 10 шагов, которые помогут не упустить основные моменты.

 1. Начать готовиться заранее

На подготовку дел к отсутствию может уйти столько же времени, сколько длится отпуск, а то и больше. Лучше начинать заранее, чтобы не отправляться на отдых без сил и с чувством, что многое так и не успел. Не забыть о приближении отпуска поможет автоматическое напоминание в календаре за две недели до плановой даты.

2. Перенести несрочные дела на «после отпуска»

Если составить список дел и проранжировать их по степени важности и срочности, получится определить, какие задачи действительно необходимо закрыть до отпуска, а какие подождут до возвращения. Фокус на ключевых задачах поможет освободить время, чтобы подготовить рабочие процессы к отсутствию. А список позволит быстро вернуться к делам после отдыха.

3. Запланировать звонки со всеми коллегами, кому делегируете задачи

Если есть регулярная работа, которая должна выполняться в ваше отсутствие, следует обсудить с командой, кто сможет её «подхватить». Возможно, есть действия, которые лучше проговорить устно, чтобы убедиться, что все будет сделано правильно. Задачи, которые вы решаете каждый день, могут казаться простыми, но вызовут сложности у коллег, которые никогда не сталкивались с ними.

4. Подготовить инструкции

Если есть лайфхаки, которые помогают быстрее справляться с работой, можно рассказать о них тем, кто вас замещает. Лучше подготовить текстовые инструкции, чтобы вся информация была под рукой, если возникнут сложности. Например, могут пригодиться контакты человека, который поможет решить нестандартную проблему, или памятка по тому, как исправлять ошибку, которая то и дело появляется на проде.

5. Оставить команде список дел с текущими статусами

В списке задач со статусами коллеги будут видеть текущее положение дел и смогут поддерживать коммуникацию с сотрудниками из смежных подразделений. Если ставите делу статус «готово» — прикрепите ссылку или файл, по которому виден результат. Если задача «в процессе» — укажите, до какого числа по ней дедлайн и с кем следует держать связь.

6. Открыть нужные доступы

Проверьте, что выдан доступ ко всем подготовленным инструкциям, папкам на диске, планировщикам задач, рабочим инструментам. Уточните у коллег, что доступ действительно есть.

7. Настроить автоответ в почте

Во время отпуска коллеги могут написать вам по важному вопросу. Чтобы не останавливать процессы, в электронной почте можно настроить автоответ, указать даты отпуска и оставить контакты тех, к кому можно обратиться во время вашего отсутствия.

8. Установить аватарку с датами отпуска в мессенджере

Настройка автоответов и статусов доступна не на всех площадках, а в почту не всегда дублируют сообщения из чатов. Поэтому в мессенджерах можно установить на аватар картинку с надписью «В отпуске с ___ до». Так собеседник увидит, что вы не на связи, и отложит вопрос или обратится к вашим коллегам.

9. Договориться с командой о резервном способе связи на крайний случай

Нельзя заранее подготовиться ко всему, поэтому может произойти событие, которое потребует вашего участия. Хорошо, если у команды на этот случай будет способ выйти с вами на связь. Например, можно обозначить, что вы будете доступны в Телеграм с 12 до 13 часов. Коллеги постараются не отвлекать вас от отпуска, но в случае необходимости они не будут писать сообщения везде, а сразу попадут в тот мессенджер, где вы бываете онлайн.   

10. Уйти в цифровой детокс и постараться отдохнуть

Чтобы полноценно переключиться и вернуться из отпуска действительно отдохнувшим, попробуйте цифровой детокс. Выключите уведомления в рабочих чатах и по возможности отдыхайте от цифрового общения.

Для удобства скачайте чек-лист в виде картинки и отмечайте выполненные дела, чтобы проверить себя перед отпуском.

Если все пункты выполнены, но остаются сомнения, что на отдыхе получится перезагрузиться и вернуться к работе с новыми силами, попробуйте разделить отпуск на три этапа: драйв, релакс, скука. Подробнее об этом методе рассказывали в статье.