Как помочь адаптироваться новому сотруднику на удаленке

Чтобы новый сотрудник стал частью команды, а качество и скорость работы не сильно страдала, нужно уделить внимание его адаптации и особенностям удаленной работы. HR-специалист EPAM Александра Калмакова рассказала Клеверу о принципах адаптации новых сотрудников и о том, как помочь коллеге на удаленке влиться в коллектив.

Что такое адаптация

Это время, за которое новый сотрудник знакомится с компанией и коллегами, вникает в задачи и проекты команды. Адаптационный период пересекается с испытательным сроком, который длится три месяца начиная с первого рабочего дня, но не равен ему.

Адаптация новых сотрудников может начаться до выхода на работу. Некоторые компании заранее отправляют новичкам информацию о компании и дополнительные материалы по работе.

Скорость адаптации зависит от личных особенностей нового сотрудника, сложности проекта, размера компании и разнообразия её процессов. Этот период может закончиться раньше испытательного срока, если человек быстро осваивается и вливается в коллектив. Но иногда адаптация продолжается и после того, как сотрудник прошел испытательный срок, например, если компания большая или в ней не налажены процессы. В этой статье мы поговорим о первичной адаптации, которой уделяется особое внимание во время испытательного срока.

Адаптация — это двусторонний процесс. Пока новичок привыкает к компании, компания присматривается к новому сотруднику и делает всё возможное, чтобы он скорее влился в коллектив. В быстрой адаптации заинтересована не только компания, но и команда, в которую попал новичок. Его нужно подготовить к перераспределению нагрузки и общему темпу работы.

Кто участвует в адаптации

Основную ответственность за процесс адаптации несет руководитель. Он составляет адаптационный план для нового сотрудника и знакомит его с задачами.

К этому процессу могут подключиться и другие специалисты: HR-специалист (как правило, работает в тандеме с руководителем), рекрутер, коллеги из команды и даже других департаментов, и взять на себя некоторые аспекты адаптации, осознанно или нет. Кто-то будет обсуждать с новичком новости компании, а кто-то — делиться особенностями проекта и рабочими лайфхаками. Всё это поможет сотруднику влиться в коллектив.

В чём заключается адаптация нового сотрудника

Этот процесс происходит на трех уровнях: личная адаптация, адаптация в команде и адаптация в компании. Еще его можно разделить на формальную и неформальную адаптацию. Вот как это выглядит:

Формальная адаптация нового сотрудника на удаленке

Сюда входит информация о задачах, сроках выполнения и проектах, которую новому сотруднику предстоит усвоить. Из-за того, что встречу в офисе назначить не получится, нужно донести эту информацию через видеозвонки, почту, мессенджеры и ничего не упустить.

Составьте адаптационный план

Предоставьте новому сотруднику чек-лист, где перечислены его основные обязанности и ожидания от работы на время испытательного срока. Это необходимо, чтобы отслеживать его прогресс.

Давайте обратную связь

Обратная связь покажет новичку, что в нем заинтересованы и готовы помочь. Назначайте небольшие встречи по мере необходимости, чтобы обсудить текущие задачи и проблемы, с которыми сталкивается новичок. Распределите важные встречи вроде «1–1» на весь испытательный срок: в первую рабочую неделю, через месяц, через 45 дней и в конце испытательного срока. Если новый сотрудник делает что-то не так — сразу говорите об этом.

Важно давать отзыв не по работе в целом, а по отдельным задачам, чтобы это были не общие слова, а конкретные указания к действию.

Поделитесь источниками информации

Чтобы новый сотрудник не задавал вопросы по каждой мелочи, составьте для него список источников информации, где можно найти ответы самостоятельно. Поделитесь базой знаний, если она есть у проекта, отдела или компании.

Дайте понять, что вы готовы отвечать на вопросы

Гугл и база знаний не ответят на все рабочие вопросы. Поэтому важно, чтобы новичок не стеснялся обращаться за помощью.

Неформальная адаптация нового сотрудника на удаленке

На удаленке неформальная адаптация дается тяжело. Мы не можем сходить вместе на обед или случайно встретиться в коридоре. Неформальное общение почти пропало. Даже чтобы попить кофе в непринужденной атмосфере, требуется формальное действие — назначить встречу. Чтобы помочь удаленному сотруднику влиться в коллектив, можно:

Пригласить на онлайн кофе-брейк

Спросите у нового коллеги о первых впечатлениях от работы, увлечениях и месте, где он живет. Расскажите о своих первых днях в компании и о том, что помогло освоиться вам самим.

Говорить не только о работе

Рабочие задачи — не единственная тема для разговоров. Если новый коллега легко идет на контакт, предложите ему вступить в неформальный чат команды. Конечно, если коллеги не против и понимают, что новый человек тоже готов к этому. Правда, не всегда стоит это делать в первые дни. Дайте человеку время на то, чтобы переварить информацию о проекте и задачах, которая сыпется на него со всех сторон.

Стараться быть дружелюбным, особенно в переписке

Так как большая часть личного общения сейчас ушла в переписку, следите, чтобы сообщения от вас выглядели дружелюбными. Если формулировки получились сухими, используйте скобочки, эмодзи или перепишите текст. Например, когда новичок что-то у вас уточняет, лучше выбрать второй вариант сообщения:

Объяснять внутренний сленг

В каждой сфере есть свой сленг. Тем, кто работает в IT, понятны слова «зашедулить», «закоммититься» или «заапрувить», но они могут поставить в тупик даже тех новичков, которые знают английский. Поэтому важно спрашивать у новых сотрудников, всё ли ясно, и всячески давать им понять, что вы открыты к любым вопросам.

По возможности включать камеру на онлайн-встречах

Гораздо проще воспринимать человека и то, что он говорит, когда видишь его лицо. Если новый сотрудник не против видеосвязи, используйте ее. Тогда вы перестанете быть просто голосами из ноутбуков.

Поддерживать интерес к компании

Если новый сотрудник активно интересуется компанией и хочет знать о ней больше, пригласите его на внутреннее мероприятие, например, конференцию или митап. Расскажите о бенефитах, которые получают остальные сотрудники.

Как понять, что сотрудник адаптировался

Начало работы в новой компании можно сравнить с переездом в другую страну. До переезда вы можете о ней читать, учить местный язык и стараться заранее вникнуть в организационные вопросы. Но по приезде оказывается, что люди используют незнакомые фразы, а в их повседневной жизни есть особенности, к которым вы не были готовы. Со временем вы освоитесь, и и вас начнут принимать вас за местного. Это значит, что вы окончательно адаптировались.

То же самое происходит на работе. Процесс адаптации завершен, когда сотрудник может помогать другим новичкам вливаться в работу, потому что он ориентируется в задачах, проектах и сервисах, которые предоставляет компания. Такой сотрудник не тратит много времени на поиск информации и не беспокоит коллег по мелочам. Он знает, где найти ответы на большинство вопросов, а если нет, не стесняется просить о помощи.