Наши рабочие будни сложно представить без встреч. Мы собираемся, чтобы решить вопросы или проблемы, распределить задачи, обсудить планы, провести ретроспективу. Но далеко не каждую встречу можно назвать полезной и эффективной. Как сделать так, чтобы рабочие собрания не были пустой тратой времени? От каких совещаний можно отказаться? Что такое «стоимость встречи»? Эти вопросы мы задали бизнес-тренеру Дмитрию Татти.
Какие встречи бывают
Есть много видов рабочих встреч: дейли-митинги, стендапы, мозговые штурмы, ретроспективы, церемонии SCRUM. Всех их можно можно объединить в три большие группы – в зависимости от цели.
Встречи для информирования
Те, на которых организаторы сообщают участникам какую-то информацию. Обычно на такие собрания приглашают много людей, чтобы рассказать о каких-то новостях или нововведениях. Например, сообщить о том, что в компании появился процесс фидбека.
Встречи для обсуждения
Те, на которых участники думают, как решить проблему или вопрос и делятся своими идеями. Например, обсуждают, какую новую фичу добавить в приложение.
Встречи для принятия решений
Те, на которых участникам нужно прийти к общему решению. Например, выбрать трекер задач, которым будет пользоваться вся команда.
Нередко одна и та же встреча сочетает в себе элементы информирования, обсуждения и принятия решений. За один митинг тимлид может рассказать команде о новых требованиях заказчика, обсудить с разработчиками их реализацию и вместе решить, кто чем будет заниматься.
От каких встреч можно отказаться
Во время собрания сотрудники не выполняют своих рабочих обязанностей и, следовательно, не приносят компании прибыль. Вот онлайн-счетчик, с помощью которого можно рассчитать, сколько денег компания «теряет» на каждом митинге. Это и есть так называемая «стоимость встречи». Нужно ввести количество участников, их среднюю зарплату за час работы и запустить счетчик, когда собрание начнется.
Прежде чем назначать встречу, организатору нужно понять, действительно ли она нужна. Есть несколько типов собраний, от которых можно отказаться.
Собрания с широкой повесткой
Это встречи, посвященные широкому кругу вопросов из разных областей. Они неэффективны потому, что в разное время в обсуждении участвует определенное количество людей, а остальные ждут своей очереди, тратя рабочее время.
Что делать? Сначала понять, сколько вопросов вы хотите поднять на митинге. Затем – вместо одной длинной встречи запланировать несколько коротких и пригласить на каждую только заинтересованных участников.
Выступления нескольких отделов перед руководством
Обычно это встречи, на которых отделы по очереди отчитываются перед общим руководителем о результатах работы за месяц. Выглядит это как серия рапортов перед генералом – один говорит, а все остальные стоят по стойке смирно и слушают.
Что делать? Заменить такие собрания на серию коротких встреч с каждой командой, а затем разослать общее письмо с самой важной информацией о результатах работы каждого отдела.
Встречи для информирования
Это собрания, на которых руководство компании доносит информацию до сотрудников. В целом в них нет ничего плохого, если новости действительно важные и касаются всех. Однако собрать большое количество людей в одно время – практически нереально. А это значит, что до кого-то из сотрудников информация не дойдет.
Что делать? Прежде всего, разослать новости сотрудникам на почту, а затем назначить встречу для сессии вопросов и ответов. Так у людей будет возможность изучить информацию в удобное для них время и подумать над вопросами, а не формулировать их в спешке во время собрания.
Встречи для принятия стратегических решений с большим количеством участников
Здесь речь именно о тех собраниях, на которых нужно принять какое-то верхнеуровневое решение. Проблема таких митингов в том, что на них приглашают людей, которых не могут напрямую участвовать в процессе принятии решения. Например, встреча, на которой проектный менеджер и архитектор просчитывают, сколько заказчику будет стоить внедрение нового модуля в систему, а разработчики просто сидят и молчат.
Что делать? Приглашать на митинг только тех участников, которые действительно могут влиять на принятие решения.
Регулярные собрания команды
Встречи, на которых каждый участник команды рассказывает, над чем работает и какими задачами планирует заниматься в ближайшее время. Держать руку на пульсе командой работы – не плохо. Проблема в том, что иногда мы проводим такие митинги, потому что так принято в компании, так предписывает методология, так написано в умной книжке, а не потому что в них есть реальная потребность.
Что делать? Назначать каждый митинг по мере необходимости – если есть темы, которые действительно нужно обсудить всей командой.
Как организовать и провести эффективную встречу
Эффективная встреча – это та, что приносит пользу всем её участникам, а также – в идеале – проекту или компании. Каждый участник митинга должен понимать, зачем его пригласили, чем он может быть полезен и что получит на выходе.
Чтобы сделать любую встречу максимально эффективной, нужно:
- сформулировать тему, план и цель встречи
Организатору необходимо дать участникам как можно больше информации о встрече уже на старте. Для этого нужно сформулировать тему собрания как можно четче, прописать список тем и вопросов, которые вы собираетесь затронуть и каких результатов планируете достичь.
- дать участникам возможность влиять на план встречи
В приглашении на встречу организатору желательно спросить у участников: «Согласны ли вы с планом встречи, нужно ли его как-то изменить? Есть ли ещё какие-то вопросы, которые вы хотите обсудить?». Это помогает инициатору встречи собрать обратную связь ещё до начала митинга, а также скорректировать план, учитывая желания и потребности участников.
Например, проектный менеджер хочет поговорить об имплементации новой функциональности с проектной командой. А разработчики, со своей стороны, могут предложить обсудить недостатки существующей архитектуры приложения, которые могут повлиять на работу этого функционала.
- дать участникам время для подготовки
Подготовка к митингу – очень важная вещь. Часто встречи получаются неэффективными просто потому, что у участников не было времени осмыслить, обработать и структурировать информацию, которую от них ожидают получить.
Встречи-обсуждения и встречи для принятия решений лучше назначать за одну-две недели. Встречи для информирования – за один-два рабочих дня, чтобы участники могли спланировать и распределить свою загрузку на ближайшее время. Однако это не аксиома – к каждому митингу нужно подходить индивидуально.
- определить четкие временные рамки
Стоит стремиться к тому, чтобы встреча занимала минимальное количество времени, необходимое для достижения её цели. В идеале – она не должна длиться больше 45 минут. Именно столько времени мы можем качественно воспринимать и усваивать информацию. На 90-ой минуте наш фокус внимания сильно ослабевает, а после двух часов собрания мы устаем настолько, что готовы согласиться на любые решения, лишь бы поскорее закончить встречу.
- назначить модератора
Обозначить повестку встречи – это полдела. Чтобы собрание действительно было эффективным, необходимо ей следовать. Для этого нужен человек, который будет контролировать ход встречи. Модератором может быть как организатор митинга, так и один из участников.
Без модератора любой митинг рискует превратиться в базар. Участники могут начать спорить, переключаться на другие темы, не давать другим возможности высказаться. Модератору нужно сделать так, чтобы участники за время встречи успели обсудить все темы, прописанные в плане. Это от него можно услышать такие фразы: «Мы отклонились от темы», «Это очень обширный вопрос, давайте обсудим его на отдельной встрече», «Передаем слово…».
- выбрать секретаря
Секретарь нужен, чтобы фиксировать принятые решения, договоренности, идеи и другие важные моменты встречи. Если эта информация нигде не будет записана, можно считать, что решения не приняты, договоренности не закреплены, а собрание было пустой тратой времени.
После встречи секретарь рассылает всем участникам так называемое follow up-письмо с итогами митинга. Роль секретаря может взять на себя любой участник.
- собрать обратную связь
Попросить у участников обратную связь – очень хорошая идея. Это можно сделать в последние пять минут встречи. Если вы организатор, спросите у участников: «Показалась ли вам это собрание эффективным? Как можно было его улучшить?».
Относиться к митингам стоит как к инструментам для рабочего взаимодействия. А улучшать инструменты, которыми мы пользуемся, важно и нужно.
Комментарии