Время чтения:
5 минут
На что обратить внимание, чтобы мозговой штурм не был пустой тратой времени и привёл к результатам? Пойдем от противного и обсудим распространенные ошибки с HR Business Partner Натальей Лапшиной.
HR Business Partner
За время своей работы в области HR – а это уже больше 10 лет – я неоднократно была участником и организатором мозговых штурмов, будь то команда коллег из HR, менеджеров или сотрудников.
Какие-то встречи не продвигаются дальше генерации идей, другие помогают решать проблемы и рождают новые проекты. Я хочу рассказать об основных ошибках на мозговом штурме, которые я сформулировала на основе собственного опыта, опыта моих коллег и специализированной литературы.
Ошибка #1. «Основная работа организатора мозгового штурма – назначить встречу и собрать как можно больше людей»
У мозгового штурма есть несколько стадий, первая – подготовительная. Прежде чем назначать встречу и собирать коллег, важно определиться с проблематикой и ответить на несколько вопросов.
Работа организатора – продумать все эти вопросы до встречи с участниками.
Ошибка #2. «Участникам мозгового штурма не нужно к нему готовиться»
Перед началом генерации идей (это второй этап мозгового штурма) организатору нужно ознакомить участников с целями встречи и проблематикой.
Здорово, если участники заранее получают материалы для изучения. Это помогает им лучше сконцентрироваться на цели встречи и потратить меньше времени на раскачку, особенно если проблематика сложная или малознакомая.
Но даже если участники готовились к мозговому штурму, в начале встречи всё равно стоит уделить время рассказу о сути проблемы, целях и правилах встречи.
Например, мы проводим мозговой штурм, в ходе которого хотим выработать основные цели команды на следующий год. В начале встречи стоит кратко подвести итоги предыдущего года, рассказать о глобальных целях компании и локальных фокусах. После этого можно сформулировать основные проблемы, которые видит команда, и только потом перейти к целеполаганию.
Здорово, если участники заранее получают материалы для изучения. Это помогает им лучше сконцентрироваться на цели встречи и потратить меньше времени на раскачку.
Ошибка #3. «Как именно будем генерировать идеи – поймем на встрече»
Стоит отметить, что методов мозгового штурма – множество (больше ста, по различным оценкам), и в рамках статьи все не описать. Каждый метод имеет свои преимущества и ограничения.
Если выберете метод заранее, это поможет структурировать саму встречу и подготовку к ней.
При выборе метода мозгового штурма стоит учитывать такие факторы, как число участников, цели и ожидаемый результат встречи (вам нужно прийти к финальному соглашению или просто нагенерировать идеи?), специфика проблемы, глубина экспертного мнения участников по обсуждаемому вопросу.
Кратко о нескольких методах проведения мозгового штурма.
Круглый стол
Самый простой метод, подойдет для создания списка идей в небольшой группе участников, когда каждый по очереди высказывает свое мнение, предложение по решаемой проблеме. Фасилитатор фиксирует все идеи, после чего происходит обсуждение и оценка идей, приоритизация и составление плана действий.
Обратный мозговой штурм
Генерация проблем вместо идей. Можно применять, когда сложно определить способы решения проблемы. Суть метода заключается в его реверсивности, то есть ответе на вопрос «Как можно усугубить проблему? Что для этого нужно сделать и каким способом?» Полученный набор вредных советов трансформируется в идеи для решения задачи.
Метод генерации вопросов
Суть техники состоит в том, чтобы придумать как можно больше вопросов, связанных с проблемой, и не искать мгновенные ответы и решения. После этого все вопросы ранжируют, и команда генерирует ответы на них. Метод может привести к довольно неожиданным и оригинальным решениям.
Ролевой мозговой штурм
Подойдет тем командам, которые в своей работе сталкиваются в основном с однотипными и повторяющимися задачами и используют одни и те же способы их решения. Участники, представляя себя в непривычной роли, рассматривают проблемы и решения с разных позиций, интересов и точек зрения, а также пытаются ответить на вопрос: «Что бы я сделал, если был клиентом/продавцом производителем/конкурентом/начальником?» Фасилитатор может задавать заранее определенный набор ролей, через призму которых проводится мозговой штурм, и предусмотреть смену ролей у участников.
Mindmapping
После того как участники услышали определение проблемы, каждый индивидуально составляет свой список идей, далее все идеи обсуждаются, визуализируются и объединяются на общей карте. Во время обсуждения участникам также можно озвучивать дополнительные идеи, ассоциации и мысли, которые возникают в продолжение услышанных. Метод помогает разобраться в слабо структурированных и сложных задачах, позволяет увеличить разнообразие идей.
World café
Метод полезен, когда одну и ту же тему нужно разобрать с разных точек зрения в комфортной обстановке. Группа 12-14 человек делится на небольшие подгруппы по 3-4 человека, в каждой из них есть «хозяин стола», который фиксирует идеи. Каждой подгруппе дают ограниченное время на обсуждение идей, после чего нужно переместиться к новому столу и новому «хозяину». В итоге участники каждой подгруппы знакомятся с идеями предыдущей и дополняют их своими, переходя от стола к столу. У метода есть свой официальный сайт.
Retro (ретроспектива)
Подход, пришедший из культуры Agile. На встрече участникам предлагают оценить выполненную задачу или рабочий процесс и поделиться идеями, ответив на вопросы:
- что было хорошо;
- что стоит прекратить делать;
- что важно продолжать делать;
- что стоит начать делать, чтобы улучшить процесс, решить задачу.
Ошибка #4. «Правила не нужны, потому что мозговой штурм – это креативный процесс»
Основные правила любого мозгового штурма заключаются в трех утверждениях:
- Любая идея, возникшая во время мозгового штурма, ценна, даже если она странная, сбивающая с толку, внезапная.
- В ходе мозгового штурма нельзя выносить вердикт: критиковать, оценивать, подвергать цензуре. Все идеи важно зафиксировать и сохранить для дальнейшей дискуссии.
- Важно действовать по заранее установленному процессу мозгового штурма: его можно менять до старта или предлагать улучшения после окончания, но важно не менять правила во время самой встречи.
Когда вы знакомите группу с техникой мозгового штурма в начале встречи, обязательно уделите время знакомству с правилами.
Ошибки, которые я встречала чаще всего: фасилитатор фиксирует не все идеи участников или не дает высказаться каждому, выделяя только конкретных людей; участники вместо генерации идей начинают критиковать ранее высказавшихся.
Ошибка #5. «Фасилитация произойдет сама собой»
Роль фасилитатора – ключевая для успешного проведения мозгового штурма. Фасилитатор организует безоценочную дискуссию, способствует вовлеченности каждого человека, возвращает участников к целям встречи, если они отклоняются от темы, следит за таймингом. Если у мозгового штурма нет фасилитатора, который несет ответственность за эти вещи, обсуждение может уйти в другую сторону или продвинуться не так далеко, как могло бы.
Ошибка #6. «Поштормили – расходимся»
Оценка идей и выработка плана действий – это обязательный и заключительный этап мозгового штурма. Что стоит сделать после генерации идей?
Шаг 1. Рассортировать идеи по критериям – их можно определить заранее, а можно и в процессе встречи, если фасилитатор хорошо знаком с предметной областью. В качестве критериев могут выступать этапы жизненного цикла продукта, наименования рабочих процессов, целевые группы, для которых генерируют варианты решения проблемы.
Шаг 2. Отобрать из полученного списка идей самые приоритетные.
Шаг 3. Сформировать категории для отобранных идей и рассортировать данные по ним. Например, категорией может стать степень влияния команды на воплощение идей: полностью в зоне контроля команды, проводившей мозговой штурм, частично в зоне контроля, за пределами зоны контроля.
Шаг 4. Обсудить дальнейшие шаги и определить ответственных за их дальнейшую проработку и реализацию.
Шаг 5. Поделиться общими впечатлениями, наблюдениями о том, как прошел мозговой штурм в целом, что можно улучшить в следующий раз.
План действий после мозгового штурма поможет сделать так, чтобы полученные идеи воплотились в жизнь.
Ошибка #7. «Очный мозговой штурм – самый эффективный»
Формат офлайна, конечно, мил сердцу каждого фасилитатора, ведь он позволяет установить личный контакт с каждым участником, эффективнее влиять на динамику группы, так как все находятся физически в одном месте.
Но у виртуального мозгового штурма тоже много преимуществ: его можно провести оперативно, вовлечь участников из разных городов, использовать разнообразные визуальные инструменты для совместной работы.
Среди инструментов для проведения мозгового штурма в онлайне я бы отметила Trello, Miro, Groupmap, Mural, Stormboard, Lucidchart.
Штормите эффективно и воплощайте лучшие идеи в жизнь!
Комментарии