10 частых ошибок в деловом общении

идиократия рука кладет фигуру в неправильное отверстие ошибки в коммуникации ошибки в деловом общении

Недопонимание на работе может привести к сорванным срокам, подорванной репутации и конфликтам между коллегами. Мы перевели статью MindTools о 10 самых распространенных ошибках в коммуникации.


Ошибка 1. Сообщать плохие новости по почте или в мессенджере

Письма и сообщения не передают интонацию, выражение лица и язык тела. Одного текста часто мало, чтобы сгладить углы и подбодрить человека.

Как избежать

О плохих новостях лучше сообщать лично, чтобы видеть реакцию собеседника и вовремя помочь ему справиться с негативными эмоциями. Если вы работаете удаленно, пригласите коллегу на онлайн-митинг и включите камеры. Так проще подобрать нужные слова и предотвратить недопонимание.

Ошибка 2. Избегать сложных разговоров

Давать отзыв о коллеге не просто, но еще труднее сообщать о недочетах в работе лично. Поэтому может возникнуть желание отложить непростой разговор. Такой подход не поможет решить проблему.

Посмотрите на ситуацию с другой стороны. Возможно, ваш коллега не догадывается о своих недочетах или не знает, как их исправить. Во время разговора вы сможете понять, почему это происходит, и объяснить, как делать правильно.

Как избежать

Обдумайте речь и то, как собеседник может на неё отреагировать. Это нужно, чтобы подобрать подходящие слова и тон. Хорошо, если ваш комментарий:

  • относится к конкретной рабочей ситуации;
  • рассказывает, в чём состоит ошибка;
  • объясняет, как это влияет на развитие самого человека, команду или репутацию компании.
как вести сложный разговор ошибки в коммуникации ошибки в деловом общении

Ошибка 3. Не говорить «‎‎нет»

Если постоянно соглашаться на дополнительные задачи и не приоритизировать работу, можно так и не дойти до важных задач и быстро выгореть. Отказывать — нормально, а иногда просто необходимо.

Как избежать

Если понимаете, что не успеете выполнить задачу в срок; что есть более важные задачи; или если вам нужно посоветоваться с руководством, прежде чем взять задачу — не стоит говорить «да» и обещать то, что потом не выполнится. В таких случаях можно использовать подход «Да — человеку, нет — просьбе».

как правильно отказывать ошибки в коммуникации ошибки в общении

О том, как правильно отстаивать свои границы и говорить «‎‎нет», мы писали в статье об ассертивности. Это набор soft skills, которые помогают чувствовать себя уверенно и не винить себя за отказ.

Ошибка 4. Эмоционально реагировать, но не отвечать конструктивно

Во время неприятных разговоров контролировать себя сложно. Иногда случается так, что мы грубо отвечаем коллеге или отправляем саркастичные сообщения, а потом жалеем об этом.

Как избежать

Чтобы свести такие ситуации к минимуму, нужно прокачивать эмоциональный интеллект. А ещё мы выпустили статью о проактивном мышлении, где рассказали о техниках, которые помогают общаться конструктивно, а не вестись на поводу у эмоций.

Ошибка 5. Не структурировать информацию

Плохо продуманная презентация, доклад или даже письмо может запутать собеседников, потому что сложно воспринимать неструктурированную информацию.

Как избежать

Универсальной структуры на все случаи жизни не существует. Она зависит от того, о чем вы хотите поговорить и какие цели перед собой ставите. Наши статьи помогут вам сделать выступления и письма логичными:

Ошибка 6. Не редактировать сообщения и речь для выступления

Опечатки и грамматические ошибки могут кому-то показать, что автор относится к тексту легкомысленно. Чтобы не создавать такого впечатления у коллег, нужно внимательно вычитывать письма и сообщения перед отправкой. На восприятие информации влияют не только ошибки, но и интонация, которую можно уловить в тексте.

Как избежать

  1. Перечитайте готовый текст, чтобы найти и исправить опечатки, грамматические и пунктуационные ошибки.
  2. Проверьте его в онлайн-сервисах, например, Text.ru и LanguageTool. Но они подходят только для поиска оставшихся опечаток и пропущенных знаков препинания. Пока что алгоритмы не умеют определять, насколько хорошо подобраны слова.
  3. Прочитайте текст вслух. Это поможет избавиться от неудачных конструкций, повторов и слишком длинных предложений.
  4. Оцените тон сообщения: не выглядит ли оно высокомерно или снисходительно, и, если нужно, подберите другие слова.
  5. Попросите коллег, которым доверяете, перечитать текст, если готовите важное письмо или выступление. Возможно, они заметят то, что упустили вы.
  6. Отложите текст на пару дней, если есть такая возможность, чтобы потом оценить его свежим взглядом и внести последние изменения.

Ошибка 7. Наклеивать ярлыки

Наш мозг старается упрощать, это помогает нам справиться с потоком информации. Иногда из-за этого мы навешиваем ярлыки на окружающих и оцениваем их по полу, расе или возрасту.

Бывает и так: однажды мы услышали от человека неудачную идею и после этого уверены, что всё, что он скажет, будет неуместно. Это тоже наклеивание ярлыков.

Как избежать

Старайтесь отслеживать, по каким признакам вы судите о профессионализме коллеги.

Ошибка 8. Думать «что подходит одному, подходит всем»

Все решают рабочие вопросы по-разному. Кто-то привык переписываться в почте или в мессенджере, а кому-то проще созвониться. Поэтому заранее спрашивайте у коллег, как им удобнее общаться.

Как избежать

Если готовите выступление для незнакомых людей, используйте все возможные способы представления информации:

  • структурируйте речь;
  • сделайте презентацию;
  • добавьте таблицы и графики;
  • приведите примеры из практики;
  • включите камеру на выступлении.

Ошибка 9. Думать, что все всё понимают одинаково

Собеседники интерпретирую информацию исходя из личного опыта, ценностей и того, что слышали раньше, поэтому важно проверять, как именно вас поняли.

Как избежать

Если вы переписываетесь или созваниваетесь, просите коллег задавать любые вопросы по теме и подробно на них отвечайте. На выступлениях тоже оставляйте достаточно времени на вопросы слушателей.

Если никто ничего не спрашивает, это не значит, что все всё поняли. Спросите участников, что они думают о ваших предложениях.

Ошибка 10. Раскрывать чужую личную информацию

Чаще всего это случается, когда из-за большого потока писем человек отправляет частную или закрытую корпоративную информацию не тому адресату или дает больше деталей о переписке с кем-то, чем нужно. Это может плохо повлиять на репутацию.

Как избежать

Всегда проверяйте текст письма и приложенные документы, например, нет ли на скриншотах логинов, паролей, паспортных данных или другой информации, которую нельзя раскрывать. Заполняйте поле с почтой получателя в последнюю очередь.

Источник: MindTools

Комментарии