Как написать письмо, чтобы его прочитали и поняли

Многие вопросы в IT-компаниях решаются по электронной почте. Иногда получаешь письмо, и его приятно читать, а порой придет такое, что хочется закрыть и больше никогда его не видеть. Хотите, чтобы ваши послания читали, понимали и хотели на них ответить? Вот несколько советов, которым стоит следовать, чтобы деловая переписка помогала вам решать проблемы, а не становилась проблемой сама.

 


 

Четко обозначайте тему

 

Тема письма – это её заголовок, и он обязательно должен быть. По теме должно быть понятно, о чем пойдет речь. Правильно обозначенный Subject поможет вам заострить внимание коллег на чём-то важном. Например, вы ведете переписку по проекту CAT и в качестве заголовка письма постоянно указываете это название. В потоке писем с одинаковой темой довольно сложно искать то, что нужно. Допишите к теме одно-два ключевых слова. Например: «САТ: упал сервер», «САТ: документация», «CAT: сроки», «САТ: отчет февраль 2019» и т.д. Если человеку нужно будет найти именно письмо с документацией, ему не придется открывать десятки сообщений с одинаковым заголовком. Обращайте внимание и на то, чтобы тема легко запоминалась (откажитесь от сокращений и обозначений типа «CAT_0011»).

 

Думайте, зачем пишете письмо

 

У каждого письма должна быть цель. Вы хотите просто проинформировать коллег? Тогда письмо не требует ответа. Вы сообщаете о какой-то проблеме? Значит вам потребуется помощь или время. Вы просите совета? Значит ждете от адресатов, чтобы они высказали свое мнение. Получая письмо, человек должен понимать, что ему делать дальше. Не заставляйте коллег хвататься за голову и размышлять: надо ли писать ответ, что отправитель хотел этим сказать, что вообще со всем этим делать? В тексте объясните, что вам нужно от людей.

 

Например, вам прислали техзадание. Вы посмотрели его и подумали: «Так, разрешение везде одно, на «контактах» другое: придется переделывать». А теперь сформулируйте все свои мысли так, чтобы другие тоже поняли, что не так и кто будет переделывать: «Коллеги, я посмотрел техническое задание. Предлагаю для страницы «контакты» сделать разрешение побольше, чтобы она не отличалась от других. Это позволит нам выполнять единый дизайн для всех вкладок. Могу сделать я, если никто не против. Жду ответа до понедельника, 11 марта».

 

Обдумывайте список адресатов

 

Часто мы замечаем, что переписка, которая начиналась с коллективной на 10 человек, перерастает в частную. Письма продолжают вам приходить, и вы абсолютно не понимаете, зачем читаете то, что вас не касается. Старайтесь избегать таких ситуаций, когда ведете переписку: видите, что общение уже не касается большей части коллег, избавьте их от необходимости читать это всё и удалите из адресатов.

Другая ситуация, когда вам нужно подключить кого-то к переписке, которая идет уже давно. Не забывайте в этом случае вводить в курс дела коллегу, а не просто сваливать на него километровую историю, чтобы он искал в ней нужный момент.

 

Не пишите длинные письма

 

Длинные письма долго читать, на них долго отвечать. Если вы многое хотите сказать коллеге, подумайте, может быть лучше сделать это не письмом, а позвонить или встретиться? Если все же решите писать, то выстройте структуру. Каждый абзац должен содержать одну идею, и желательно, чтобы таких идей было не больше трех-четырех. Если письмо кажется длинным, посмотрите, в каких местах его можно сократить, и сделайте это.

 

Обосновывайте решения

 

В сложной ситуации вы приняли решение и должны сообщить о нем остальным. Например, на проекте вы получаете от коллег статистику. Не всё идет гладко, потому что нужная программа работает через раз. Кто-то успевает внести данные, кто-то нет, и вам в итоге приходится собирать цифры вручную. Вы принимаете решение: начать использовать другую программу. Не ставьте людей перед этим фактом одной фразой. Никто не любит перемены, и идет на них только если на это есть объективный повод. Перечислите все причины, что вынуждают вас пользоваться другой программой, и не забудьте объяснить коллегам, как действовать в новых условиях: проведите мастер-класс.

 

Не забывайте прикреплять вложения

 

Вам когда-нибудь приходило письмо с текстом: «Коллеги, забыл прикрепить документ»? Это одна из самых распространенных ошибок в деловой переписке. Избежать ее поможет простой лайфхак: выделите в письме желтым цветом то место, где речь идет о вложении, и не убирайте выделение пока не прикрепите документ. Яркое пятно будет акцентировать ваше внимание.

 

Не прикрепляйте много вложений

 

Человек открыл письмо – это уже действие. Он прочитал его – еще одно действие. В тексте письма он обнаружил несколько ссылок: перешел по одной из них – там документация на английском для разработчиков, перешел по другой – там на русском для тестировщиков, перешел по третей – там этический кодекс компании. К письму прикреплены 12 вложений, общий вес которых превысил допустимый объем, и часть отправилась в облако. Похоже на страшный сон? К сожалению, нередко это реальность.

 

Возьмите за правило выбирать, что нужно прочитать вашим адресатам, а что нет. Создайте папки по направлениям, пропишите в письме, что, где, для кого и зачем лежит, не забудьте открыть к файлам доступ. Коллеги просто перейдут в нужную папку вместо того, чтобы копаться в десятках документов. Если есть возможность, поясните в тексте письма самые важные моменты из вложений, чтобы коллега понимал, что именно увидит в них. Если используете ссылки, оформите их правильно. Человек должен понимать, куда они его ведут.

 

 

 

 

Забудьте про оскорбления

 

Что бы ни происходило, ни в коем случае не пишите письма в грубом тоне. Не прибегайте к оскорблениям ни тех, кто есть в переписке, ни тех, кого там нет. Решили показать, что не согласны с заказчиком и написали, что он принял идиотское решение? Считаете сотрудников других отделов нерасторопными и называете их черепахами? Всему этому не место в деловой переписке. Если у вас есть претензии к чьей-то работе, сообщите о них напрямую. Это может ускорить решение проблемы.

 

Следите за тоном

 

Если вы пишете деловое письмо, то следите за его тоном. Не используйте множество восклицательных знаков, чтобы подчеркнуть важное. Не пишите КАПСОМ, чтобы заострить внимание. Не ставьте много смайлов в письме, избегайте многоточий, сложных деепричастных оборотов, каламбуров и игры слов. У делового письма должен быть деловой тон.

 

Пишите грамотно

 

Да, мы очень часто торопимся и допускаем ошибки в словах, неправильно расставляем запятые. И, да – на это обращают внимание другие. Перед отправкой письма перечитайте его еще раз, а если вы не уверены, что везде правы – зайдите на специальный сервис проверки правописания онлайн или хотя бы проверьте его в Word.  После того, как все поправите, не забудьте перечитать еще раз. Не забывайте пользоваться справочным порталом Gramota.ru, где простыми словами на элементарных примерах объясняют правила русского языка. Помните, что между словами ставятся пробелы, после знаков препинания – тоже, а вот перед точками и запятыми – нет.

 

Не цепляйтесь к ошибкам

 

Вспомните ситуацию: кто-то из коллег написал слово неправильно, а другой не поленился сделать ему замечание. Сообщения о неграмотности не нравятся никому. Письмо отправлено, добавить в него запятую уже нельзя, заменить букву «и» на «е» тоже, а значит, и смысла сообщать об этом коллеге нет. Если вы не учитель русского языка, если вас не принимали на работу корректором, значит и исправление ошибок не входит в ваши обязанности. Каждый должен заниматься своим делом.

 

Внесите ряд фраз в стоп-лист

 

Есть ряд слов и фраз, от которых специалисты по деловой переписке рекомендуют отказаться. Среди них сленговые слова, те, что написаны безграмотно, фразы, которые создают строгий тон или напротив звучат слишком просто для делового письма. Вот некоторые из них:

 

 

 

Что читать и смотреть о деловой переписке

 

Видео: Проект «Открытый лекторий». Максим Ильяхов «Новые правила деловой переписки»

 

Книги:

 

  • Максим Ильяхов, Людмила Сарычева «Новые правила деловой переписки»;
  • Саша Карепина «Искусство делового письма: законы, хитрости, инструменты», «Дело ясное: как писать понятные письма»;
  • Джей Салливан «Проще говоря: как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами».

 

Фото: Pixabay, Unsplash.

Читайте также